Stando alla normativa vigente, tutte le società e le imprese individuali devono avere un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) e devono chiederne l'iscrizione nel Registro delle imprese.

La PEC deve inoltre essere attiva: non deve cioè essere scaduta né revocata. In caso contrario l'impresa ha l'obbligo di comunicare all'Ufficio del Registro delle imprese un nuovo indirizzo PEC dell'impresa.

Pertanto, se la casella PEC comunicata al Registro imprese:

• risulta scaduta e non è rinnovabile o riattivabile (in quanto non viene rinnovata o riattivata dal gestore del servizio);
• è stata revocata dal gestore;
• è stata cancellata d'ufficio dal Registro Imprese in quanto risultante revocata, inattiva o inesistente l'impresa ha l'obbligo di comunicare al Registro delle Imprese un nuovo indirizzo PEC valido e attivo, dopo averlo richiesto ad uno dei gestori abilitati iscritti nell'elenco pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale.

Secondo quanto disposto dalla Direttiva 2608 del 27 aprile 2015 (in vigore dal 13 luglio 2015), emanata dal Ministero dello Sviluppo Economico, d'intesa con il Ministero della Giustizia, l'ufficio del Registro delle imprese ha l'obbligo di verificare, con modalità automatizzate e con periodicità almeno bimestrale, se le caselle di posta elettronica certificata (PEC) relative agli indirizzi iscritti nel Registro stesso risultino attive.

In caso negativo, l'ufficio dovrà invitare l'impresa interessata a presentare domanda di iscrizione di un nuovo indirizzo di posta elettronica certificata entro un termine non superiore a dieci giorni, decorso il quale l'ufficio dovrà procedere, sensi dell'articolo 2191 del Codice civile, alla cancellazione dell'indirizzo in questione.

L'avvio del procedimento e della relativa notifica agli interessati inizia con la pubblicazione all'albo camerale online e prosegue con la successiva trasmissione al Giudice del Registro per la emanazione dei relativi decreti di cancellazione e la conseguente iscrizione della notizia di cancellazione PEC sulle singole posizioni di ditte individuali o società interessate.

Per tutte queste imprese prive di PEC, le successive domande di iscrizione di fatti o atti di interesse, relativi all' impresa, non potranno essere gestite. Saranno quindi "sospese" in attesa della comunicazione del nuovo indirizzo PEC e, in mancanza, verranno, infine, "rifiutate", con conseguente applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall'art. 2194 del Codice civile, per le imprese individuali, e dall'art. 2630 del Codice civile, per le imprese societarie, per l'omessa iscrizione di atti o notizie nel Registro delle imprese.

Ricordiamo che il monitoraggio delle PEC da parte del Registro delle imprese continueranno nella tempistica prevista dalle direttive ministeriali, per cui si ricorda l'importanza - oltrechè l'obbligo normativo per tutte le imprese costituite in forma societaria e per le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale - di essere in possesso di un indirizzo PEC valido attivo e univoco.

Ricordiamo, infine, che l'indirizzo PEC iscritto nel Registro delle imprese ha carattere di ufficialità nel rapporto con i terzi e che lo stesso, confluendo nell'INI-PEC diviene il collegamento preferenziale o esclusivo della Pubblica Amministrazione, compresa l'autorità giudiziaria e l'amministrazione finanziaria, oltre a costituire lo strumento per la notifica di cartelle esattoriali per professionisti e imprese da parte degli agenti della riscossione a decorrere dal 1° giugno 2016. in base a quanto disposto dal D.Lgs. n. 159/2015.